【資料作成に向いてない】過去の自分に教えたいパワポの作り方6ステップ

サラリーマンが避けては通れないパワポ資料の作成。

リーマン17

資料作りが苦手すぎて、資料作成に向いてないのだと思いました･･･
でも不思議に思いません？
そもそも、誰もつくり方を教えてくれませんよね。

見よう見まねで時間をかけて作った資料。
ところが「何を言いたいの？」とやり直し。

この不毛な作業から解放されたくないですか？

私は会社員として20年、山ほど資料を作りました。
とくに情シスでは、複雑怪奇なシステムを経営層や事業部門(ユーザ部門)に伝えるため、工夫を凝らしました。

この記事では、私の経験をもとにパワポ資料の作り方を6ステップにまとめました。

正直、過去の自分に教えてあげたい内容ですが、それは叶いません。
その代わり、過去の私と同じ苦労をしているあなたにお届けします。

控えめに言って有料級の内容。ぜひご覧ください。

まず結論。
こちらが、伝わる資料づくりの6ステップです。

1.【資料作成・向いてない】資料作成が苦手な理由

資料作成が苦手な人には共通点があります。
（と言うより過去の私です）

1-1.資料の目的を考えずにつくり始める

いきなりパワポを立ち上げていませんか？
資料が作れない人は漏れなくそうです。←勝手な決めつけかもですが、たぶん合ってます。

目的を練らずにつくり始めると、絶対に失敗します。

• 情報に過不足があり結論がわからない
• 話が散らかりまとまらない
• 装飾にこだわり始めて終わらない

1-2.聞き手の立場を考えずにつくり始める

伝わらない資料をつくる人は、相手がどう受け取るかを考えていません。
資料が自己中心的です。

その資料では伝わりません。

リーマン17

はい、過去の私は自己中of自己中でした。

1-3.資料の全体構成を考えずにつくり始める

わかりにくい資料にはストーリーがありません。

こんな資料では100回説明されてもわかりません。

• 点の情報を並べただけ
• 論理が飛躍している
• 論点が散らかり支離滅裂

以下のように、資料全体の構成を考えることが大切です。

• 誰に
• 何を
• どのように
• どんな順番で

1-4.スライド構成の基本を知らない

• 空きスペースに雰囲気でアイコンを挿入
• メッセージを明確にせずにお絵描きに熱中
• メッセージラインとボディのつながりが無い

これでは伝わる資料はつくれません。
スライドの構成要素には役割があります。

1-5.デザインの原則を知らない

• ダラダラと無駄な文字
• チカチカした色使い
• ガチャガチャした不揃いな図形

スライドが汚いと、肝心の内容が頭に入りません。

2.パワポ資料をつくる6つのステップ

資料作成に向いてないと思っている人は、漏れなく我流です。
でも実は、ただ”ルールを知らない“だけ。

パワポの作成の”ルール”があります。
この６ステップでつくるだけで伝わる資料になります。

STEP

資料の目的を考える

はじめに、資料の目的を考えます。

• ”誰に”、”何を”伝えたいのか
• 聞き手に何をしてほしいのか（どうなってほしいのか）

これが資料作成の本質。
目的が明確になるまで、決してパワポをつくってはいけません。

もっと詳しく知りたい方には、こちらの記事を。

資料の目的とは｜いきなりパワポを開くるのは、もう終わりにしませんか？

STEP

相手の事情を考える

ひとつのテーマでも、相手により、必要な説明は変わります。
例えば、一つの開発機能を説明するにも、聞き手により、使う言葉、抽象度、求められる情報が変わります。

相手	言葉	抽象度	求める情報
経営層	一般用語	抽象	売上、費用など経営目線の情報
事業部門(ユーザ部門)	一般用語	具体	業務影響など業務目線の情報
開発ベンダ	専門用語	具体	データ・ロジックなどシステム目線の情報

STEP

資料全体のストーリーを考える

 必要な目次(要素)を考える
”資料全体で伝えたいこと”、”相手の立場”を考慮し、必要な要素や項目（目次）を考えます。

 目次ごとのメッセージラインを考える
目次単位で1スライドとし、目次ごとにメッセージラインを考えます。
メッセージラインとは、その1スライドで伝えたいメッセージ。
1枚のスライドで1つのメッセージです。(1スライド・1メッセージ)

 ストーリーをつくる
各項のメッセージラインをつなげ、ストーリーを組み立てます。
自分が聞き手になったつもりでストーリーを確認、違和感があれば各項の順序を入れ替えます。

確認ポイント

• ストーリーに一貫性があるか
  結論までのメッセージラインが違和感なくつながるか
• 自然に論理展開しているか
  全体構造から各論へ段階的に論理展開しているか、前提情報を飛ばしていないか

ストーリーの作り方は、こちらの記事で詳しく解説します。

【あなたの説明に足りないのは物語】パワポのストーリーを作る方法【3つのステップ】

STEP

上司のレビューを受ける

この時点で、資料の中身は７割完成しています。

各スライドのデザインを考える前に、方向性を確認。
大まかなズレを修正し、手戻りを防ぎます。

上司の立場でも、作りこまれた資料への指摘は気が引けるもの。
お互いに早めにすり合わせた方が得策です。

STEP

各スライドのラフスケッチを描く

資料構成の大枠が定まったら、各スライドのラフスケッチを描きます。
パワポではなく手書きがポイント。

･･･面倒だと思いましたよね。
私も、はじめは信じられませんでした。

• わざわざ紙に書く意味は？
• 作業時間が増えるのでは？

でも、資料の目的、構成を練る前にパワポを使うとこうなります。

• スライド１枚に集中し、全体構成を組み立てられない
• 細かい装飾作業に気を取られ、時間を無限に浪費する

･･･心当たりがあるのでは。(笑)

スライド作成の基本、手書き作成の仕方は、こちらの記事で解説します。

パワポ作りの基本｜”オシャレじゃなくても伝わる資料”を作る方法

こちらは、スライドの構成です。

• タイトル
  このスライドで、何について語りたいのかを一言で。
  
• メッセージライン
  このスライドで、何を伝えたいのか、伝えたいメッセージを一言、文章で書きます。
  基本的には1~2行までで表現。
  体言止めではなく、用言どめ(～をする・したい・となる）で書きます。
  体言止めだと、伝えたいことが曖昧になります。（自分でも曖昧になっていることが多いです）
  
• ボディ
  メッセージラインの補足、解説、根拠を、図解、グラフ、表などで示します。　
  
• ボトムメッセージ（必要に応じて）
  必要により、
  　・次のスライドへのつなぎ
  　・メッセージラインの補足
  　・当該スライドのまとめ
  などを記載します。

STEP

パワポで作成する

いよいよ、パワポを使ったスライド作成です。
すでにラフスケッチで中身は考えました。

あとは単純作業。すぐに終わります。

見やすいデザインの作り方、パワポの操作方法はこちらをご覧ください。

見やすい資料とは？美しいパワーポイントの作り方【実例で徹底解説】

3.資料作成が得意になれば世界が変わる

“自分に資料作成は向いてない“と諦めるのはまだ早いです。

もっと早く資料作成が得意になっていれば、仕事に悩まずに済んだはず。

私は資料作成のコツをつかんでから、世界が変わりました。

4.どうしても苦手を克服できない場合は人に頼る

そうは言っても、人には得意、不得意があるのも事実です。
この記事の内容を実践し、どれだけ努力しても苦手を克服できない場合は、人に頼るのも手です。

• 得意な同僚に頼る
  自分は避けたい資料作成も、得意な人間にとっては何の苦でもありません。
  頼みにくければ、代わりに自分が得意な仕事を引き受ける等、トレードすると良いかもしれませんね。
• 外注する
  最近はクラウドソーシングも普及してます。
  ココナラ やクラウドワークスなどに資料作成を外注するのもひとつの手ですね。
   ココナラ (登録無料)で外注する。
  

5.まとめ

”伝わる資料”がつくれると、社内調整のストレスから解放されます。
ぜひ、実践してみてくださいね。

記事を読んでも難しいなら、最近はオンライン学習も充実してます。(良い時代です･･･)

有名どころは、【Udemy】、【Schoo(スクー)】 。
まずは無料会員でも使える【Schoo(スクー)】 で試すのがおススメです。

リーマン17

これであなたも資料が作れない人から卒業です！