- 資料のテンプレ探しに時間を浪費
- 上司からは「何を言いたいの？」と詰められる
私は資料作りで多くの時間を無駄にしました。
そんな私からの提案です。
いきなりパワポを開くのは、もう終わりにしませんか？
この記事では“伝わる資料の本質“を話します。
- もう上司に「よく考えろ」とは言われません
- もう資料作りの残業は必要ありません
資料作りですぐにパワポを開いているなら、ぜひ読み進めてみてください。
この手法に始まり、パワポ作成術をこれから投稿していきます。
すべてを理解した頃には、驚くほど仕事がラクになりますよ。
1.資料とは
私たちは、説明のために資料を作ります。
- 「センスいいね」
- 「オシャレだね」
と褒められるためではありません。
資料は説明の手段です。
では私たちは、なぜ説明をするのでしょうか？
2.資料の目的とは？人を動かすこと
資料の目的は人を動かすことです。
なぜなら、仕事は人が動いて進むからです。
たとえば、仕事では様々な種類の資料を作りますが、どれも人を動かしています。
- よい営業資料なら“購入してくれる”
- よい企画資料なら“賛成してくれる”
- よい会議資料なら“議論してくれる”
つまり、目的は資料の完成では無く、人に動いてもらうことです。
3.資料の目的を考える方法
どのようにして資料の目的を考えればよいのでしょうか。
3-1.いきなりパワポを開かない
鉄則はすぐにパワポを開かないことです。
なぜならすぐにパワポを開くと、目的が曖昧なまま作業に集中するからです。
思い付きで書き足したり、1mm単位の装飾作業をしたり、時間が溶けます。
たとえば、システム開発も同じです。
作業時間の削減なのか、作業ミスの防止なのか、目的により作るシステムは変わります。
目的が曖昧な開発プロジェクトは迷走。
思い付きの機能がコストとスケジュールを圧迫し、無意味な仕様検討に時間を浪費します。
同じように、資料の目的が曖昧では迷走します。
3-2.資料の目的を紙に書く
パワポを使わずに、どのように目的を考えるのでしょうか。
･･･答えは紙。手書きです。
理由は2つあります。
3-2-1.思考が深まる
なぜなら紙に書くと思考が深まるからです。
深い思考には下の繰り返しが必要です。
- 思考する
- 思考結果を記憶する
- 思考結果を掘り下げる
ふつうの人間の脳みそは意外に低性能。
頭だけで思考はまとまりません。（天才は除きます）
①と②をグルグルしてしまいます。
- 思考する
- 紙に書き出す
- 紙を見ながら掘り下げる
このステップなら深く思考できます。
3-2-2.思考整理に集中できる
いきなりパワポを使うと、装飾に時間を無駄遣いします。
- フォントサイズ
- オブジェクトの配置
- 配色
- 矢印のデザイン
細かい装飾は全て枝葉。本質ではありません。
繰り返しますが、資料の本質は目的です。
紙を使えば無駄なことを考えず、目的の思考整理に集中できます。
4.資料の目的を考えるコツ2選
もっと具体的に目的を考えるコツを2つ話します。
4-1.誰に伝えるかを考える
“誰に？”の意識は重要です。
なぜなら人により“動機”が違うからです。
たとえば仕様変更の説明ひとつでも変わります。
| 誰に？ | 動機 |
| 情シス部長 | 追加費用は？ |
| 事業部メンバー | 仕様変更の業務影響は？ |
4-2.何をして欲しいかを考える
“何をして欲しいか”をハッキリと言語化することも重要です。
なぜなら、”何をして欲しいか”を明確にしない資料では、相手も動き方がわからないから。
たとえば、資料の目的が曖昧な例と明確な例を比較しましょう。
当初仕様が製品制約で実現できず代案を説明する例
| 目的の解像度 | 資料の目的 | 資料の内容 |
| あいまい | 代案を説明する | ダラダラと情報を羅列する |
| ハッキリ | 代案に”納得してもらう” | 納得してもらうために必要な情報を記載する |
5.まとめ｜資料の目的を紙に書いて思考する
資料の本質は、これに尽きます。
“紙に書き出す”と深い思考ができます。
ぜひ試してみてくださいね。
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