【資料作成に向いてない】過去の自分に教えたいパワポの作り方6ステップ

サラリーマンが避けては通れないパワポ資料の作成。

見よう見まねで時間をかけて作った資料。
ところが「何を言いたいの？」とやり直し。

この不毛な作業から解放されたくないですか？

私は会社員として20年、山ほど資料を作りました。
とくに情シスでは、複雑怪奇なシステムを経営層や事業部門(ユーザ部門)に伝えるため、工夫を凝らしました。

この記事では、私の経験をもとにパワポ資料の作り方を6ステップにまとめました。

正直、過去の自分に教えてあげたい内容ですが、それは叶いません。
その代わり、過去の私と同じ苦労をしているあなたにお届けします。

控えめに言って有料級の内容。ぜひご覧ください。

まず結論。
こちらが、伝わる資料づくりの6ステップです。

1.【資料作成・向いてない】資料作成が苦手な理由

資料作成が苦手な人には共通点があります。
（と言うより過去の私です）

1-1.資料の目的を考えずにつくり始める

いきなりパワポを立ち上げていませんか？
資料が作れない人は漏れなくそうです。←勝手な決めつけかもですが、たぶん合ってます。

目的を練らずにつくり始めると、絶対に失敗します。

• 情報に過不足があり結論がわからない
• 話が散らかりまとまらない
• 装飾にこだわり始めて終わらない

1-2.聞き手の立場を考えずにつくり始める

伝わらない資料をつくる人は、相手がどう受け取るかを考えていません。
資料が自己中心的です。

その資料では伝わりません。

1-3.資料の全体構成を考えずにつくり始める

わかりにくい資料にはストーリーがありません。

こんな資料では100回説明されてもわかりません。

• 点の情報を並べただけ
• 論理が飛躍している
• 論点が散らかり支離滅裂

以下のように、資料全体の構成を考えることが大切です。

• 誰に
• 何を
• どのように
• どんな順番で

1-4.スライド構成の基本を知らない

• 空きスペースに雰囲気でアイコンを挿入
• メッセージを明確にせずにお絵描きに熱中
• メッセージラインとボディのつながりが無い

これでは伝わる資料はつくれません。
スライドの構成要素には役割があります。

1-5.デザインの原則を知らない

• ダラダラと無駄な文字
• チカチカした色使い
• ガチャガチャした不揃いな図形

スライドが汚いと、肝心の内容が頭に入りません。

2.パワポ資料をつくる6つのステップ

資料作成に向いてないと思っている人は、漏れなく我流です。
でも実は、ただ”ルールを知らない“だけ。

パワポの作成の”ルール”があります。
この６ステップでつくるだけで伝わる資料になります。

3.資料作成が得意になれば世界が変わる

“自分に資料作成は向いてない“と諦めるのはまだ早いです。

もっと早く資料作成が得意になっていれば、仕事に悩まずに済んだはず。

私は資料作成のコツをつかんでから、世界が変わりました。

4.どうしても苦手を克服できない場合は人に頼る

そうは言っても、人には得意、不得意があるのも事実です。
この記事の内容を実践し、どれだけ努力しても苦手を克服できない場合は、人に頼るのも手です。

• 得意な同僚に頼る
  自分は避けたい資料作成も、得意な人間にとっては何の苦でもありません。
  頼みにくければ、代わりに自分が得意な仕事を引き受ける等、トレードすると良いかもしれませんね。
• 外注する
  最近はクラウドソーシングも普及してます。
  ココナラ やクラウドワークスなどに資料作成を外注するのもひとつの手ですね。
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5.まとめ

”伝わる資料”がつくれると、社内調整のストレスから解放されます。
ぜひ、実践してみてくださいね。

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